Arbetet under året

Årsstämma

Årsstämma hölls torsdagen den 14 april 2016 i Stockholm. Vid stämman var 1 571 aktieägare företrädda, antingen personligen eller genom ombud, och dessa representerade cirka 63,2 procent av rösterna i bolaget. Till stämmans ordförande valdes advokaten Eva Hägg.

Stämmans beslut

  • att utdelningen för räkenskapsåret 2015 skulle uppgå till 5,75 (5,25) SEK per aktie, omval av styrelseledamöterna Pär Boman, Bert Nordberg, Louise Svanberg, Barbara Milian Thoralfsson, Annemarie Gardshol och Magnus Groth, samt nyval av styrelseledamöterna Ewa Björling, Maija-Liisa Friman och Johan Malmquist, omval av Pär Boman som styrelseordförande, fastställande av riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till vd och andra ledande befattningshavare, se kapitel Ersättningar och not C3.

Fullständigt protokoll och information om årsstämma 2016, med bland annat vd:s anförande, finns på www.sca.com

Valberedning

Årsstämman 2016 beslutade om följande ordning, att gälla tills vidare, för tillsättning av valberedning. Valberedningen ska utgöras av representanter för de, lägst fyra och högst sex, röstmässigt största aktieägarna i den av bolaget förda aktieboken per sista bankdagen i augusti, samt styrelsens ordförande, vilken även ska sammankalla valberedningen till dess första sammanträde. Till ordförande i valberedningen ska utses den ledamot som företräder den röstmässigt störste aktieägaren. Om det på grund av därefter inträffade ägarförändringar befinnes angeläget, äger valberedningen, för det fall antalet ledamöter understiger sju, kalla in ytterligare en eller två ledamöter bland de aktieägare som röstmässigt står i tur, så att det sammanlagda antalet ledamöter uppgår till högst sju. För det fall ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört och valberedningen finner det önskvärt att ersättare utses, ska sådan ersättare hämtas från samme aktieägare eller, om denne inte längre tillhör de röstmässigt största aktieägarna, från aktieägare som storleksmässigt står näst i tur. Ändring i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras. Sammansättningen av valberedningen ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman. Ersättning till ledamöterna i valberedningen ska ej utgå. Eventuella omkostnader för valberedningens arbete ska bäras av bolaget. Valberedningens mandattid löper intill dess sammansättning av nästkommande valberedning offentliggjorts. Valberedningen ska lämna förslag till stämmoordförande, styrelse, styrelseordförande, styrelsearvode för ordföranden och envar av övriga ledamöter samt ersättning för utskottsarbete, samt förslag till revisor och revisorsarvode.

Valberedningen ska i sitt arbete beakta de regler som gäller för styrelseledamöternas oberoende liksom kravet på mångsidighet och bredd med strävan efter att uppnå en jämn könsfördelning samt att urvalet för nominerade baseras på kompetens och erfarenheter, relevanta för SCA.

Valberedningens sammansättning inför årsstämma 2017

Valberedningen inför årsstämman 2017 har följande sammansättning:

  • Helena Stjernholm, AB Industrivärden, valberedningens ordförande
  • Petter Johnsen, Norges Bank Investment Management
  • Håkan Sandberg, Handelsbankens pensionsstiftelse med flera
  • Hans Sterte, Skandia
  • Pär Boman, styrelseordförande SCA

Aktieägarna har haft möjlighet att vända sig till valberedningen med förslag. Valberedningens förslag inför årsstämman 2017 framgår av kallelsen till årsstämman på SCAs hemsida www.sca.com. Årsstämma 2017 kommer att hållas den 5 april, se kapitel Information till aktieägare.

Valberedningen har sammanträtt vid sju tillfällen fram till och med 31 januari 2017. Styrelsens ordförande har redovisat den styrelseutvärdering som genomförts samt informerat valberedningen om styrelse- och utskottsarbetet under året. Vid utarbetande av förslag till styrelse inför årsstämman 2017 har frågan om mångfald och en jämn könsfördelning uppmärksammats särskilt och valberedningen har härvid tillämpat punkt 4.1 i Svensk kod för bolagsstyrning som mångfaldspolicy vid framtagande av sitt förslag. Vidare har valberedningen inför sitt förslag till revisorsval beaktat rekommendationen från Revisionsutskottet.

Styrelse

SCAs styrelse består av nio ledamöter valda av årsstämman.

Till styrelsen 2016 omvaldes Pär Boman, Annemarie Gardshol, Bert Nordberg, Louise Svanberg, Barbara Milian Thoralfsson och Magnus Groth. Vidare valdes som nya ledamöter Ewa Björling, Maija-Liisa Friman och Johan Malmquist. Pär Boman valdes till ordförande.

Styrelseledamöternas oberoende framgår av tabellen nedan. SCA uppfyller Svensk kod för bolagsstyrnings krav på att högst en bolagsstämmovald ledamot får arbeta i bolagets ledning, att en majoritet av de stämmovalda ledamöterna ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen, samt att minst två av dessa även ska vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare. Samtliga bolagsstämmovalda ledamöter har erfarenhet av de krav som ställs på ett börsnoterat bolag. Fem av styrelseledamöterna är kvinnor, vilket motsvarar 55 procent av totalt antal bolagsstämmovalda ledamöter. De anställda har för tiden intill slutet av årsstämma 2018, utsett följande tre representanter i styrelsen, Roger Boström, Örjan Svensson och Thomas Wiklund samt deras suppleanter Per Andersson, Paulina Halleröd och Hans Nyqvist.

Styrelsens arbete

Under 2016 har styrelsen sammanträtt 11 gånger. Styrelsen har en fastlagd arbetsordning som utförligt beskriver vilka ordinarie dagordningspunkter som ska förekomma vid årets olika styrelsemöten. Återkommande punkter är bland annat ekonomi, marknadsläge, investeringar och fastställande av finansiella rapporter. Styrelsen fastställer och utvärderar även bolagets övergripande mål och strategi samt beslutar om viktigare interna regler med avseende på bl.a. bolagets sociala ansvar, exempelvis SCAs uppförandekod. Ytterligare en viktig uppgift är att löpande följa upp den interna kontrollen av att bolaget och dess anställda följer relevanta interna och externa regler, och att bolaget har väl fungerande rutiner för informationsgivning till marknaden. Löpande under året behandlas också rapporter från revisions- och ersättningsutskott samt rapporter avseende intern kontroll och finansverksamhet. Bolagets revisor redogör återkommande för revisionsarbetet och dessa frågor diskuteras i styrelsen. Affärsenhetscheferna presenterar sina respektive verksamheter och aktuella frågor inom dessa.

Under år 2016 har ett fokusområde för styrelsen varit den planerade uppdelningen av bolaget i en hygiendel och en skogsindustridel som kommunicerats under året. Detta arbete har avsett förberedande åtgärder inför ett eventuellt förslag till utdelning av aktier i SCA Hygiene AB att presenteras för aktieägarna inför årsstämman 2017. Arbetet har även avsett förberedelser inför en börsnotering av SCA Hygiene AB för att bolaget ska uppfylla noteringskraven på Nasdaq Stockholm. En viktig del i detta arbete har varit att samtliga stämmovalda styrelseledamöter i SCA under året utsågs till styrelseledamöter i SCA Hygiene AB, och därefter deltagit vid styrelsemöten i respektive bolag.

Utvärdering av styrelsens arbete

Styrelsens arbete, liksom den verkställande direktörens, utvärderas årligen genom en systematisk och strukturerad process. Syftet är att få fram ett bra underlag för styrelsens eget utvecklingsarbete samt att ge valberedningen ett underlag för nomineringsarbetet. 2016 användes extern expertis avseende intervjufrågorna. Under 2016 skedde utvärderingen genom en anonymiserad frågeenkät och intervjuer och diskussioner i grupp och individuellt mellan styrelseordförande och ledamöterna. Bland annat täcker utvärderingen styrelsens arbetsformer, effektivitet, kompetens och årets arbete. En återkoppling till styrelsen har gjorts efter att resultaten sammanställts. Valberedningen har också informerats om hela resultatet av utvärderingen.

Revisionsutskottet

Revisionsutskottet består av Barbara Milian Thoralfsson, ordförande, Pär Boman och Bert Nordberg. Revisionsutskottet har under året haft sju sammanträden. Dessutom har ledamöter haft interna möten med internrevision, revisorerna och CFO samt haft sammanträden med revisorer och CFO i Vinda, Hong Kong. I sitt arbete med att övervaka den finansiella rapporteringen har utskottet behandlat aktuella redovisningsfrågor, internrevisorernas granskningar, revisionsarbetet samt översyn av olika värderingsfrågor som prövning av nedskrivningsbehov för goodwill, värdering av skogstillgångar samt förutsättningar för årets pensionsskuldsberäkningar. Revisionsutskottet har även tagit fram en rekommendation till Valberedningen som underlag för dess förslag till årsstämman avseende revisorsval.

Ersättningsutskottet

Ersättningsutskottet består av Pär Boman, ordförande, Bert Nordberg och Louise Svanberg. Ersättningsutskottet har under året haft tre sammanträden. Arbetet under 2016 har främst rört ersättningar och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstruktur och ersättningsnivåer i koncernen.

Internrevision

Grunden för arbetet är en riskanalys vilken görs tillsammans med SCAs ledning. Riskanalysen utmynnar i en revisionsplan, vilken presenteras i revisionsutskottet. Under 2016 genomfördes cirka 110 revisionsprojekt. Under året rapporterade funktionen sina iakttagelser vid möte med revisionsutskottet.

Arbetet under 2016 omfattade bland annat uppföljning av enheternas arbete med processbaserad kontroll, uppföljning av effektiviteten i den interna styrningen och kontrollen, uppföljning av regelefterlevnad enligt SCA policys inklusive uppföljning av uppförandekoden.

Externa revisorer

Vid årsstämma 2016 utsågs, för en mandatperiod om ett år, revisionsföretaget Ernst & Young AB som revisor. Revisionsföretaget har anmält att auktoriserade revisorn Hamish Mabon är huvudansvarig för revisionen. Hamish Mabon är därutöver revisor i Skanska AB, AB Tetra Pak och Husqvarna AB. Revisorn äger inte några aktier i bolaget.

Styrelsen har under år 2016 i enlighet med sin arbetsordning, sammanträtt med revisorn vid två ordinarie styrelsemöten under året. Revisorn deltar därutöver i varje sammanträde i revisionsutskottet. Vid dessa möten har revisorn bland annat presenterat och mottagit synpunkter på den planerade revisionens inriktning och omfång, och muntligen avlämnat revisions- och granskningsrapporter. Vidare lämnade revisorn vid styrelsens tredje ordinarie höstmöte muntligen en fördjupad rapport rörande årets revision. I arbetsordningen anges ett antal obligatoriska frågor som då ska redovisas. Däribland kan nämnas frågor av vikt som föranlett påpekande eller diskussion under revisionen, affärsupplägg och transaktioner där delade meningar kan tänkas förekomma beträffande valet av redovisningsteknik. Revisorn ska även lämna en redovisning av konsultuppdrag som lämnats revisionsföretaget av SCA samt för dess beroende i övrigt av bolaget och dess ledning. Vid varje tillfälle har styrelsens ledamöter haft möjlighet att ställa frågor till revisorn. Vissa delar av den fördjupade redovisningen äger rum utan att representanter för bolagets ledning är närvarande.

Sammansättning av de största aktieägarna, valberedningen per 31 augusti 2016 (andel röster)

 

%

AB Industrivärden

29,8

Norges Bank Investment Management

8,7

Handelsbankens stiftelser m fl

3,8

Skandia

1,9

Styrelse och utskott

 

 

 

Utskott

 

Närvaro 2)

Styrelse

Invald

Beroende

Revisions-

Ersättnings-

 

Styrelse (11)

Revisions­utskott (7)

Ersättnings­utskott (3)

1)

Invaldes i styrelsen den 14 april 2016.

2)

Styrelsemöten 1 januari–31 december 2016.

= Beroende i förhållande till bolagets större aktieägare, AB Industrivärden.

= Vd i SCA beroende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.

= Beroende i förhållande till bolaget, bolagsledningen samt till bolagets större ägare, AB Industrivärden.

Pär Boman

2010

x

ordf.

 

11/11

7/7

3/3

Ewa Björling 1)

2016

 

 

 

 

8/8

 

 

Maija-Liisa Friman 1)

2016

 

 

 

 

8/8

 

 

Annemarie Gardshol

2015

 

 

 

 

11/11

 

 

Johan Malmquist 1)

2016

 

 

 

 

8/8

 

 

Bert Nordberg

2012

 

x

x

 

11/11

7/7

3/3

Louise Svanberg

2012

 

 

x

 

11/11

 

3/3

Barbara Milian Thoralfsson

2006

 

ordf.

 

 

11/11

7/7

 

Magnus Groth

2015

 

 

 

11/11